Es ist noch es ein weiter Weg, bis Fachverfahren in der öffentlichen Verwaltung vollständig digitalisiert sind, Bürgerinnen und Bürger Anträge digital stellen und diese vom ersten bis zum letzten Schritt digital verarbeitet werden können. Aber ist nicht mit der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes bis 2022 alles geregelt? Nein, denn um einen wirklichen Nutzen aus der Digitalisierung zu ziehen braucht es mehr als die reine Bereitstellung von digitalen Formularen. Das ist sicher den meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der öffentlichen Verwaltung bekannt, doch es fehlt das Verständnis dafür, wie die Digitalisierung insgesamt zum Erfolgsmodell werden kann. Das liegt unter anderem daran, dass die digitale Transformation Veränderungen in allen Dimensionen einer Organisation erfordert.

Ein Fokus auf Prozesse oder Technologien alleine reicht nicht aus! Die digitale Transformation erfordert Veränderungen in allen Dimensionen einer Organisation.

Das digitale Reifegradmodell m² legt einen hohen Stellenwert auf die Vernetzung in einer Organisation und unterstützt die konkrete Planung und Realisierung von Digitalisierungsmaßnahmen.

Erste Ergebnisse zeigen, dass in den Bereichen Technik und Prozesse bereits zahlreiche Projekte umgesetzt werden, aber eine Einbettung in eine über­greifende Strategie und Steuerung fehlt.

 

Der Ansatz des Digitalen Reifegradmodells m²

  • beinhaltet alle für die Digitalisierung relevanten Dimensionen
  • legt zudem einen hohen Stellenwert auf deren Vernetzung sowie auf konkrete Handlungsempfehlungen
  • unterstützt weiterhin die konkrete Planung und Realisierung von Maßnahmen
  • ermöglicht Organisationen den optimalen Einstieg und die erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung

Die sieben Dimensionen des Digitalen Reifegradmodells m2

Das Digitale Reifegradmodell m² beinhaltet insgesamt sieben Dimensionen, die bei der Digitalisierung eine wichtige Rolle spielen.

Strategische Aspekte werden durch die Dimensionen Strategie und Steuerung repräsentiert und sind ausschlaggebend dafür, die richtigen Ansatzpunkte für Digitalisierungsprojekte zu finden. Weiter sind technologische und prozessuale Aspekte enthalten, die durch die Dimensionen Prozesse, Technologie und Daten abgedeckt werden. Abschließend berücksichtigen die Dimensionen Führung und Mitarbeiter organisatorische Abhängigkeiten, die von entscheidender
Bedeutung für die digitale Transformation sind.

[1] Am Beginn jedes Digitalisierung­sprozesses steht die Strategie.

Wie soll Ihre Organisation in fünf Jahren aussehen? Gibt es klare Prioritäten bei der Planung und Umsetzung von Digitali­sierungs­projekten? Nutzen Sie Kennzahlen zur Messung des Digitalisierungs­fortschritts?

[2] Es reicht nicht aus, den Handlungs­bedarf zu kennen - die Umsetzung muss kontinuierlich erfolgen.

Wie reagieren Sie auf Veränderungen? Werden Abläufe und Aufgaben regelmäßig kritisch hinterfragt? Wer ist für die Steuerung der Digitalisierung verantwortlich? Werden virtuelle Tools genutzt und wird kollaboratives Arbeiten beherrscht?

[3] Wird ein schlechter Prozess digitalisiert, erhält man einen schlechten digitalisierten Prozess.

Sind Prozesse analysiert, optimiert oder automatisiert? Sind eingehende Informationen der Bürger/innen digitalisiert und mit anderen Organisationen teilbar? Wie sieht die Prozessdokumentation aus und was hat die Einführung der eAkte in Ihrer Organisation verändert?

[4] Technologie steht nicht am Anfang der Digitalisierung, sondern ist das Werkzeug zur Umsetzung.

Nutzen Sie Cloud-Technolgien? Wie ist die Zusammenarbeit in virtuellen Teams organisiert? Werden digitale Technologien genutzt? Und was steht der Nutzung neuer Systeme entgegen?

 

[5] Digitalisierung heißt Überführung analoger in digitale Informationen.

Wie hoch ist die Digitalkompetenz der Mitarbeiter? Gibt es Maßnahmen zur Weiterentwicklung in digitaler Transformation? Finden Maßnahmen zur internen und externen Vernetzung statt?

[6] Zeit zum Sammeln, verstehen und aufbereiten der Daten ist extrem hoch.

Wie liegen die Daten in der Organisation vor (PDF-Dokumente, Exceldateien, die in Laufwerken der Mitarbeiter abgespeichert sind, Datenbanken oder Systeme ohne Schnittstellen). Wie werden die Daten geschützt? Gibt es einen Austausch mit anderen Organisationen?

[7] Alle Themen greifen ineinander und brauchen einen Steuermann oder eine Steuerfrau.

Sind Ziele definiert, an denen der Fortschritt der Digitalisierung gemessen werden kann? Wie werden die Aktivitäten priorisiert und existiert ein Budget? Nutzen Sie ein Kennzahlensystem um Ressourcen- und Budgetengpässe rechtzeitig zu erkennen?

Ohne die Vernetzung aller dieser sieben Dimensionen wird die Digitalisierung nicht gelingen!

Das Digitale Reifegradmodell m² legt einen besonderen Stellenwert auf die Verknüpfung aller sieben Dimensionen als wesentlicher Erfolgs­faktor der Digitalisierung. Zu den Ergebnissen der Bewertung des digitalen Reifegrads gehören daher auch Umsetzungs­empfehlungen sowie eine daran angeschlossene Umsetzungs­be­glei­tung. Je nach Organisation werden dabei spezifische Aspekte innerhalb einzelner Dimensionen aufgegriffen oder das Zusammen­spiel der verschiedenen Dimensionen in den Vordergrund gestellt.

Sprechen Sie uns gerne dazu an!

Eine bundesweite Blitzumfrage, die bei unserer Kick-Off Veranstaltung durch geführt wurde, ergab, dass in den Bereichen Technik und Prozesse bereits umfangreiche Maßnahmen umgesetzt werden, aber eine Einbettung in eine übergreifende Strategie und Steuerung in weiten Teilen nicht vorhanden ist.

Durch die Nichtbeachtung der Dimensionen Führung, Strategie und Steuerung ist das Scheitern der Digitalisierung im Prinzip vorprogrammiert. Hier müssen wir schnellstens ansetzen!

Wie geht es jetzt weiter?

Gemeinsam mit unserem Partner, der Media Solutions GmbH, haben wir eine Online-Umfrage zum Testen des Digitalen Reifegrads von Organisationen und öffentlichen Verwaltungen entwickelt. Das System steht und wird aktuell im Rahmen eines Forschungsprojekt evaluiert. Dieser Schritt ist uns wichtig, damit wir unseren Interessenten ein Tool anbieten können, das auf Herz und Nieren geprüft und von hoher Qualität ist.

Für dieses Evaluierungsprojekt konnten wir das LEIBNIZ-INSTITUT für interdisziplinäre Studien e.V. (LIFIS) Berlin gewinnen. Das Projekt ist Anfang Juli gestartet.

Sie möchten den Digitalen Reifegrad Ihrer Organisation ermitteln?

Wir planen noch im zweiten Halbjahr 2021 gemeinsam mit Media Solutions eine große Kampagne, an der Sie gerne kostenlos und unverbindlich teilnehmen können. Der Online-Fragebogen zur Ermittlung des Digitalen Reifegrades wird ca. 4 Wochen geöffnet sein und jeder, der Interesse hat, kann daran teilnehmen. Nach der Auswertung, die ca. 2 Wochen dauern wird, halten Sie dann Ihren Status in Händen und bekommen auch Handlungsempfehlungen, wie evtl. Lücken zu schließen sind.

Sehr gerne halten wir Sie auf dem Laufenden und informieren Sie, sobald die Online-Umfrage gestartet ist.

Schreiben Sie uns dazu gerne über unser Kontaktformular - wir melden uns bei Ihnen!

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